Pourquoi implémenter un logiciel workflow pour votre business ?

Les entreprises d’aujourd’hui doivent être agiles et rapides pour prospérer. C’est pourquoi les logiciels de gestion des flux de travail sont de plus en plus populaires parmi les entreprises d’aujourd’hui. Il s’agit d’un type de logiciel informatique qui automatise les processus au sein d’une organisation afin de rendre les employés plus productifs et les entreprises plus efficaces. En rationalisant les opérations, le logiciel de gestion des flux de travail ou logiciel workflow permet à votre entreprise d’accomplir des tâches plus rapidement et avec moins d’intervention humaine. Dans cet article, nous allons voir ce qu’est exactement un logiciel de gestion des flux de travail, pourquoi il est si important pour votre entreprise et quelques exemples de la façon dont il peut être utilisé dans votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel de flux de travail ?

Un logiciel de workflow est un logiciel informatique conçu pour automatiser les processus métier afin d’améliorer l’efficacité et la productivité. Il contribue à améliorer la collaboration entre les équipes, les services et les zones géographiques en rationalisant la façon dont les informations sont partagées et les tâches sont attribuées et réalisées. Dans cette optique, les meilleurs logiciel workflow automatisent les tâches manuelles, gèrent l’exécution des projets et des tâches, et optimisent les processus métier grâce à l’utilisation de règles et de logiques.

Le flux de travail est le chemin que suit un document ou un élément d’information lors de sa création, de son traitement et de sa livraison. Un logiciel de gestion de flux de travail informatisé gère le mouvement des informations, des actifs et des tâches au sein d’une organisation pour aider les employés à travailler plus efficacement.

Contrairement aux logiciels informatiques traditionnels qui sont installés sur un seul ordinateur ou serveur et ne fonctionnent que là, les logiciels de gestion des flux de travail sont conçus pour fonctionner sur des serveurs et sur le réseau d’une organisation. Pour cette raison, le logiciel de gestion des flux de travail peut être utilisé pour connecter des départements et des employés qui ne sont pas assis les uns à côté des autres.

Pourquoi le logiciel de gestion des flux de travail est-il important pour votre entreprise ?

Le logiciel de gestion des flux de travail est conçu pour aider les entreprises à atteindre l’excellence opérationnelle. Il améliore l’efficience et l’efficacité opérationnelles en automatisant les processus manuels et répétitifs.

Le logiciel de gestion du flux de travail offre aux organisations la possibilité de fonctionner de manière plus “intelligente” et plus efficace. Ils leur permettent de mieux servir leurs clients, d’accroître leur rentabilité et de les aider à obtenir ce dont ils ont besoin quand ils en ont besoin. Il permet à votre entreprise de se concentrer sur ses points forts, tout en améliorant la collaboration et la communication entre les services et les employés.

Les entreprises qui mettent en œuvre un logiciel de gestion des flux de travail constatent qu’il permet de réduire jusqu’à 50 % le temps nécessaire à l’exécution de tâches spécifiques. Cela signifie que les organisations sont en mesure de répondre plus rapidement aux besoins des clients et de réduire le temps nécessaire à l’expédition des produits. Les logiciels de gestion des flux de travail peuvent également contribuer à réduire la frustration des employés en rationalisant les tâches répétitives et manuelles.

Exemples de logiciels de gestion des flux de travail dans les opérations quotidiennes

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples d’applications de logiciel workflow dans le quotidien d’une entreprise.

• Gestion des commandes : cela permet de gérer le cycle de vie des commandes en assurant le suivi des commandes, des stocks et des expéditions. Vous pouvez également l’utiliser pour créer des devis et suivre les commandes dans le pipeline de vente.
• Gestion des ressources humaines : elle permet de gérer l’ensemble de la fonction RH, notamment l’intégration des employés, la gestion des performances, la rémunération et les avantages sociaux. Elle gère les dossiers des employés, l’administration du personnel, les avantages sociaux et la conformité.
• Automatisation du marketing : elle permet aux spécialistes du marketing de créer, d’envoyer, de suivre, d’optimiser et d’établir des rapports sur les campagnes. Vous pouvez également l’utiliser pour créer des formulaires de prospects et des séquences de maturation.
• Gestion de projet : cette fonctionnalité aide les chefs de projet à créer et à gérer des projets. Vous pouvez également l’utiliser pour créer un aperçu du projet, suivre les tâches du projet et gérer les budgets.
• Gestion des ressources : cette fonction permet de gérer la disponibilité et l’utilisation des ressources, notamment les employés, les sous-traitants et les équipements. Vous pouvez l’utiliser pour créer des bons de travail, suivre le temps et surveiller l’état des projets.