Séminaire d’entreprise à Lyon : 4 conseils pour bien choisir une salle

Rencontres digitalisées, annulées, le secteur événementiel a dû s’adapter durant les différents confinements. Avec la levée récente des restrictions, l’activité reprend et relance les réservations d’espace. Si vous devez organiser un séminaire d’entreprise à Lyon, voici nos conseils pour bien choisir votre salle. 

1. Définir l’objectif de votre séminaire

Si vous cherchez une location de salle à Lyon pour organiser un séminaire, une conférence ou encore une réunion de travail, il est important de définir l’objectif de votre événement. Cette étape est fondamentale. La question de la disponibilité du lieu vient seulement dans un deuxième temps. Pour mieux comprendre, prenons quelques exemples. 

Le workshop

L’objectif de votre séminaire est la formation de salariés d’une même entreprise. Ils sont invités à écouter et à participer. Le lieu doit être capable d’accueillir un workshop avec une disposition des chaises en théâtre ou en U. Par ailleurs, l’acoustique doit être suffisamment bonne pour ne pas générer de brouhaha. 

Le team building

Si vous souhaitez fédérer vos équipes éparpillées dans la région Auvergne-Rhône-Alpes autour d’un team building à Lyon, le type de salle est dans ce cas différent. Pour permettre l’organisation d’une telle animation, l’espace doit être suffisamment grand. Il doit en effet permettre la circulation des invités d’une activité à une autre.

La conférence

Plus officiel, le format conférence convient particulièrement aux réunions informatives. L’espace reflète le sérieux de la démarche. Il permet l’installation d’une scène, d’un pupitre. La qualité des sièges offre aux participants une assise confortable pour leur permettre de rester attentifs lors des discours. 

2. Réfléchir au nombre de participants

Le nombre de participants dicte également le choix de la salle. En effet, dans l’événementiel, tout lieu se doit de respecter un certain nombre de mètres carré par personne. La superficie minimum de la pièce est également définie en fonction de l’activité prévue et de l’équipement mis en place (cocktail debout, repas assis…). 

3. Choisir la salle en fonction de son emplacement géographique

Connaître le profil des participants permet de sélectionner un espace en fonction de son emplacement géographique. Viennent-ils de la métropole lyonnaise ou de plus loin ? La proximité de la salle avec les transports en commun (bus, métro, tramway, train) et les possibilités de stationnement (parkings payants, gratuits) peut être déterminante.

4. Sélectionner la salle en fonction de ses capacités d’adaptation 

Un dernier point avant de réserver votre salle concerne vos besoins techniques et d’accueil. Un lieu modulable avec une belle capacité d’adaptation est toujours apprécié. Peut-il recevoir un accueil-café ? Un vestiaire ? Est-il équipé en écrans et en matériels de sonorisation ? La superficie des pièces peut-elle être réduite ou agrandie en fonction du nombre de participants ? L’accès pour les traiteurs est-il bien pensé ? Voici quelques exemples de questions à soulever avec l’interlocuteur en charge de la location de la salle. 

L’objectif de l’événement, le nombre d’invités, leur profil sont autant de critères à prendre en compte pour bien choisir une salle. Une fois définis, il vous restera encore à comparer vos exigences et votre budget aux salles disponibles à la location.